การวิเคราะห์อัตรากำลัง เป็นกิจกรรมหนึ่งในกระบวนการวางแผนกำลังคน เพื่อคำนวณกำลังคนที่เหมาะสมที่จะใช้งานตามแผนงานขององค์การ และเป็นเครื่องมืออย่างหนึ่งในการทบทวนตรวจสอบกำลังคนที่องค์การที่มีในปัจจุบันว่ามีความเหมาะสมหรือไม่ เมื่อไรที่ต้องทำการวิเคราะห์อัตรากำลัง การวิเคราะห์อัตรากำลัง อาจจะจัดขึ้น ในกรณีใดกรณีหนึ่ง ดังต่อไปนี้ เมื่อมีการทำแผนกำลังคน เมื่อต้องการสร้างเกณฑ์มาตรฐานในการวิเคราะห์กำลังคนในองค์การ เมื่อมีการจัดตั้งหน่วยงานใหม่ เมื่อมีการขยายงานหรือลดงานในหน่วยงานเดิม เมื่อมีการเปลี่ยนแปลงวิธีการทำงานหรือนำเทคโนโลยีใหม่มาใช้ เมื่อต้องการตรวจหรือทบทวนการใช้กำลังคนที่มีอยู่ ขั้นตอนการวิเคราะห์อัตรากำลัง ศึกษาทบทวนภาระกิจ(Mission) ขององค์การและหน่วยงาน ศึกษาขอบเขตภาระหน้าที่ของหน่วยงานที่จะทำการวิเคราะห์อัตรากำลัง
องค์กรที่จะประสบความสำเร็จได้นั้น ไม่ได้เลือกทำหัวข้อใด หัวข้อหนึ่งแล้วจะประสบความสำเร็จ ผู้เขียนมองว่าควรต้องผ่านกระบวนการวิเคราะห์ข้อมูลมาเป็นอย่างดีเสียก่อนว่า ชุดความคิด (Mindset) ต้นตอของทุกสิ่งทุกอย่างคือ ชุดความคิด หรือ Mindset ดังนั้นก่อนทำอะไร ๆ คิดให้ดี ๆ ว่าเครื่องมือหรือวิธีการต่าง ๆ ที่องค์กรจะนำมาใช้นั้น เหมาะกับชุดความคิด ค่านิยมหรือปรัชญาขององค์กรแล้วหรือยัง องค์ประกอบที่จะให้องค์กรประสบความสำเร็จได้นั้น
สำหรับข้อมูลแต่ละองค์กร ควรจะต้องให้ความสำคัญประเด็นเรื่อง ขีดความสามารถของพนักงานเพิ่มเติม เพราะว่าคำว่าขีดความสามารถประกอบไปด้วย ความรู้ ทักษะและความสามารถประกอบกันเป็นองค์ความรู้ในการปฏิบัติงานนั้นๆ ให้ประสบความสำเร็จ ความรู้ (Knowledge) คือสิ่งที่สั่งสมมาจากการศึกษาเล่าเรียน การค้นคว้าหรือประสบการณ์ รวมทั้งความสามารถเชิงปฏิบัติและทักษะความเข้าใจ หรือสารสนเทศที่ได้รับมาจากประสบการณ์ สิ่งที่ได้รับมาจากการได้ยิน ได้ฟัง การคิดหรือการปฏิบัติองค์วิชาในแต่ละสาขา ความรู้ประกอบด้วย 2 ชนิดคือ 1.
คำว่า Mindset ในความหมายจาก พจนานุกรมแปลอังกฤษเป็นไทย มีความหมายว่า “ความเชื่อที่มีผลต่อพฤติกรรม” และหลายๆคนคงได้ยินคำๆนี้มาใช้กันบ่อยๆในแง่การสร้างแรงจูงใจให้กับตนเอง จากงานวิจัยของนักจิตวิทยาที่ชื่อว่า Carol Dweck พบว่าคนที่ประสบความสำเร็จนั้นจะมี Mindset ที่แตกต่างจากคนทั่วไป โดยคนที่ประสบความสำเร็จนั้นจะมี Mindset แบบ Growth Mindset (กรอบแนวคิดแบบเปิดกว้าง) เป็นพวกความเชื่อที่ว่า ตนเองสามารถพัฒนาทักษะต่างๆได้อยู่เสมอ ซึ่งแตกต่างจากคนส่วนมากที่จะมี Mindset แบบ Fixed Mindset (กรอบความคิดแบบปิดตาย) โดยเชื่อว่าทักษะตนเองมีขีดจำกัด และพัฒนาเพื่อข้ามขีดจำกัดไม่ได้อีกแล้ว Fixed mindset หมายถึงอะไร คือคนที่มีความคิดที่อยู่กับที่ และเชื่อว่าคุณสมบัติต่างๆ
การจัดการกับความคิดของเราด้วยการสร้าง Mindset ใหม่ เพื่อพัฒนาความคิดให้เติบโตขึ้น และเปลี่ยนจาก Fixed Mindsets เป็น Growth Mindsets ได้ไม่ยาก ดังนี้ 1.รับรู้และยอมรับความไม่สมบูรณ์แบบ เพราะไม่มีใครที่ไม่เคยผิดพลาด แต่เราควรนำเอาความผิดพลาดนั้นมาปรับปรุง แก้ไข และพัฒนาตนเอง เพราะการซ่อนตัวจากความผิดหวัง นั่นหมายความว่าเราจะไม่มีวันเอาชนะมันได้ และการเปิดกว้างต่อคำวิจารณ์จะสามารถช่วยปรับปรุงความสามารถของคนๆ
จากสภาพแวดล้อมขององค์กรและพฤติกรรมของผู้สมัครที่เปลี่ยนแปลงไป การปรับเปลี่ยนระบบงานภายในองค์กร ก็ต้องถึงว่าที่จะต้องมีการปรับเปลี่ยนเพื่อให้ทันสมัย ต่อผู้สมัครที่กำลังจะเข้ามาสู่องค์กร โดยเฉพาะกระบวนการดึงดูดตั้งแต่เริ่มแรกจะดลใจคนรุ่นใหม่อย่างไร และต้องศึกษาพฤติกรรมข้อมูลผู้สมัครที่เป็นคนรุ่นใหม่ เป็นกรณีพิเศษอีกด้วย จากข้อมูลอ้างถึงบทที่ผ่านมาที่ได้อ้างถึงพฤติกรรมของคน Generation ME ที่มีบุคคลิกภาพที่หลงตัวเองด้วยแล้ว จำเป็นต้องสร้างสิ่งที่เป็นที่ชื่นชอบของคนกลุ่มนี้ เน้นแพคเกจ ค่าจ้างและสวัสดิการให้จูงใจ โดยเฉพาะผู้สมัครกลุ่มนี้ต้องการความสำเร็จเร็ว เมื่อเปรียบเทียบค่าจ้างและงานที่เขาต้องทำแล้ว สามารถเป็นที่ยอมรับในสากลทั่วไป ไม่ถูกเอารัดเอาเปรียบ ฉะนั้นแพคเกจค่าจ้าง นายจ้างจะออกแบบให้มีอัตราค่าจ้างที่สูงกว่ามาตรฐานโดยทั่วไป
สำหรับองค์กรต่างๆ ที่อาจจะประสบปัญหาเกี่ยวกับผู้สมัครงานที่จะเข้ามาร่วมงานกับองค์กรหายากขึ้นเรื่อยๆ เมื่อรับเข้ามาร่วมงาน ก็ปฏิบัติงานได้ไม่กี่วัน ก็ลาออกหรืออาจจะพบปัญหาตำแหน่งงานว่างแต่ก็ไม่มีผู้สมัครที่ตรงคุณสมบัติเข้ามาปฏิบัติงานได้สักที บางครั้งองค์กรไปแก้ปัญหา โดยไปเพิ่มค่าจ้างและสวัสดิการเพิ่มขึ้นในตำแหน่งงานดังกล่าว สิ่งที่ตามมาก็คือ ค่าใช้จ่ายของบริษัทที่เพิ่มขึ้น เพราะว่าการปรับค่าจ้างขึ้นนั้น เมื่อปรับให้กับผู้สมัครใหม่ที่เข้ามาร่วมงานแต่อย่าลืมว่าพนักงานเก่าที่อยู่ภายในองค์กร ยังไม่เท่าเดิมก็จะเกิดปํญหา รับคนใหม่เข้ามา ทำให้คนเก่าลาออก เพราะว่าเงินค่าจ้างของพนักงานใหม่มากกว่าพนักงานที่ทำงานอยู่เดิม ซึ่งก็ยิ่งทำให้ปัญหาภายในองค์กรเพิ่มมากขึ้นเข้าไปอีก การแก้ปัญหาในเบื้องต้นนั้น ควรจะต้องเริ่มวิเคราะห์ปัญหาที่แท้จริงก่อนว่าการหาผู้สมัครเข้ามาร่วมงานไม่ได้นั้น เกิดจากอะไรกันแน่ เช่น
จากนิตยสาร Time ที่ทำสกู๊ปหน้าปกเรื่อง Me Me Me Generation มองว่าคนรุ่นใหม่ที่เกิดระหว่างปี ค.ศ. 1980-2000 มักจะมองตัวเองสำคัญที่สุด มองว่าตัวเองเป็นศูนย์กลางของทุกสิ่งทุกอย่างหรือเรียกอีกคำหนึ่งว่า เป็นกลุ่มที่หลงตัวเอง ลักษณะบุคลิกภาพหลงตัวเอง มักจะมีอาการและพฤติกรรมดังนี้ ปฏิกิริยาต่อการวิพากษ์วิจารณ์ ด้วยความโกรธแค้น สร้างความน่าละอาย ขายหน้าและความอัปยศอดสู ไม่ค่อยยินยอมให้ใครมาวิจารณ์การกระทำของเขานอกจากการชมเท่านั้น
หน่วยงาน HR ที่กำกับดูแลงานสรรหาและคัดเลือก ถือว่าเป็นสิ่งสำคัญที่ต้องทำความเข้าใจในเรื่องนี้ หลายๆ องค์กรมองว่าเป็นเรื่องที่ยุ่งยากในการค้นหาข้อมูลมาเป็นเครื่องมือในการตัดสินใจ โดยเฉพาะปัจจุบันที่มีระบบเทคโนโลยีที่มีความพร้อม สำหรับการค้นคว้าหาข้อมูลและหน่วยงานที่รับผิดชอบก็ได้รับการตื่นตัว มองว่าเรื่องนี้เป็นสิ่งสำคัญที่ต้องมีการบริหารจัดการข้อมูล เพื่อสนับสนุนบริษัททั้งภาครัฐและเอกชน ได้มีข้อมูล เพื่อนำไปวางแผนในการรับคนเข้าสู่องค์กรได้แม่นยำขึ้น กระบวนการขั้นตอนการศึกษาข้อมูลการกำหนดอุปสงค์ (Demand) เราใช้หลักของเศรษฐศาสตร์มาเป็นเครื่องมือในการหาข้อมูลเรื่อง อัตรากำลังขององค์กร สำหรับอุปสงค์แรงงานในความหมายของอัตรากำลังคือ จำนวนความต้องการอัตรากำลังของหน่วยงานในตำแหน่งงานนั้น ๆ
บางครั้งหัวหน้างานต้องมีความรอบรู้เรื่องการบริหารคนไว้บ้าง เพื่อจะได้เป็นข้อมูลในการพิจารณาพฤติกรรมของพนักงานภายในหน่วยงานของตัวเองว่า มีแนวความคิดต่อองค์กรอย่างไรบ้าง ซึ่งบ้างครั้งพนักงานพูดเรื่องการลาออกบ่อยๆ แต่ไม่ยอมเขียนสักที นี่ก็เป็นการส่งสัญญาณอะไร ให้หัวหน้าทราบ เพื่อให้หัวหน้าได้รับทราบข้อมูลและเข้าไปจัดการปัญหาภายในองค์กรให้ สำหรับผู้เขียนก็อยากยกตัวอย่างให้เห็นมีเป็นแนวทางไว้ว่า พนักงานที่เขียนใบลาออกมักมีเหตุผลอะไรบ้าง ในการตัดสินใจลาออกจากองค์กรไป เบื่อหัวหน้างาน โดยส่วนใหญ่เหตุผลที่เป็นประเด็นแรกๆ เลยคือ ลูกน้องทนพฤติกรรมของหัวหน้าไม่ได้ที่ไม่มีความยุติธรรม ไม่เป็นตัวอย่างที่ดีให้กับลูกน้อง เอาแต่พวกพ้องตัวเอง ลูกน้องคนที่คอยจ้องจับผิดคนอื่นแล้วส่งข้อมูลให้กับหัวหน้า มักจะได้ดี เมื่อช่วงประเมินปลายปี
