Functional Competency
คือ ความรู้ ทักษะ และความสามารถเฉพาะด้าน ที่จำเป็นต่อการปฏิบัติงานใน “ตำแหน่งนั้น ๆ” ให้ได้ผลลัพธ์ตามที่องค์กรคาดหวัง
👉 ตอบคำถามว่า “ตำแหน่งนี้ต้องเก่งเรื่องอะไร”

ขั้นตอนการจัดทำ Functional Competency (Step by Step)

ขั้นที่ 1 : วิเคราะห์กลยุทธ์และทิศทางองค์กร

เพื่อให้ Competency ไม่หลุดจากเป้าหมายองค์กร

สิ่งที่ต้องดู

  • วิสัยทัศน์ / กลยุทธ์องค์กร
  • เป้าหมายระยะสั้น–ยาว
  • แนวโน้มธุรกิจ / เทคโนโลยี

📌 คำถามสำคัญ

“ถ้าองค์กรจะไปถึงเป้าหมาย คนในตำแหน่งนี้ต้องมีความสามารถด้านใดเพิ่มขึ้น”

ตัวอย่าง

  • องค์กรเน้น Digital → Competency ต้องมี Digital Skill
  • องค์กรเน้น Patient-Centered → Competency ด้าน Service & Communication ต้องเด่น

ขั้นที่ 2 : วิเคราะห์งาน (Job Analysis)

เป็นหัวใจของการทำ Functional Competency

เครื่องมือที่ใช้

  • JD (Job Description)
  • สัมภาษณ์ผู้ดำรงตำแหน่ง
  • สัมภาษณ์หัวหน้างาน
  • Observe การทำงานจริง

สิ่งที่ต้องได้จากขั้นนี้

  • หน้าที่หลัก (Key Responsibilities)
  • งานที่ทำบ่อย งานที่สำคัญ งานที่เสี่ยง

📌 คำถามสำคัญ

“งานนี้ ถ้าทำไม่เก่ง จะเกิดผลกระทบอะไร”

ขั้นที่ 3 : ระบุชุด Functional Competency ของตำแหน่ง

นำงานในขั้นที่ 2 มาแปลงเป็น “ความสามารถ”

หลักคิด

  • 1 หน้าที่หลัก = 1–2 Competency
  • ไม่ควรเยอะเกิน (ปกติ 4–8 Competency / ตำแหน่ง)

ตัวอย่างตำแหน่ง : เจ้าหน้าที่ฝึกอบรม

หน้าที่หลัก                Functional Competency
1.วิเคราะห์ความต้องการฝึกอบรม               Training Needs Analysis
2.ออกแบบหลักสูตร               Training Program Design
3.ดำเนินการฝึกอบรม               Training Delivery
4.วัดผลและประเมินผล              Training Evaluation

 

ขั้นที่ 4 : เขียนคำจำกัดความ (Definition) ของแต่ละ Competency

เพื่อให้ทุกคนเข้าใจตรงกัน

โครงสร้างคำจำกัดความที่ดี

  • ระบุ “ขอบเขต”
  • ระบุ “ผลลัพธ์ที่คาดหวัง”

ขั้นที่ 5 : เขียนพฤติกรรมเชิงสังเกต (Behavioral Indicators)

  • เขียนให้เห็นภาพ “ทำอะไรได้จริง” ในแต่ละระดับ
    ❌ หลีกเลี่ยงคำกว้าง ๆ เช่น “มีความรู้ดี”

ตัวอย่าง

ชื่อหน่วยงาน ฝ่ายทรัพยากรบุคคล
ชื่อตำแหน่ง เจ้าหน้าที่ฝึกอบรม
ชื่อสมรรถนะ 1.การวิเคราะห์ความต้องการในการฝึกอบรม(Training Needs Analysis)

 
คำจำกัดความ

 

 

  ความสามารถในการรวบรวม วิเคราะห์ และแปลผลข้อมูล เพื่อระบุช่องว่างสมรรถนะ (Competency Gap) และกำหนดความต้องการฝึกอบรมให้สอดคล้องกับกลยุทธ์ องค์กร และผลการปฏิบัติงาน
ระดับ ตัวชี้วัดพฤติกรรม (Behavior Indicators)
ระดับที่ 1

 

 

  เข้าใจความหมายและวัตถุประสงค์ของ TNA รู้จักประเภทของการฝึกอบรม (On-the-job / Off-the-job) เข้าใจโครงสร้าง JD และหน้าที่งานพื้นฐาน รู้จักเครื่องมือ TNA เบื้องต้น เช่น แบบสอบถามในการฝึกอบรม สามารถรวบรวมข้อมูลตามแบบฟอร์มที่กำหนด บันทึกข้อมูลความต้องการฝึกอบรมได้ถูกต้อง และต้องปฏิบัติงานตามคำแนะนำของหัวหน้างาน
ระดับที่ 2

 

 

 มีความรู้ระดับที่ 1 และ รู้จักแหล่งข้อมูล TNA เช่น KPI, ผลประเมินผลงาน เข้าใจขั้นตอนการทำ TNA ระดับหน่วยงาน เข้าใจความเชื่อมโยง TNA กับแผนฝึกอบรมประจำปี   วิเคราะห์ข้อมูลจากแบบสอบถามและผลประเมินสรุปความต้องการฝึกอบรมของแต่ละหน่วยงานประสานงานกับหัวหน้างานเพื่อยืนยันข้อมูลจัดลำดับความสำคัญความต้องการฝึกอบรมเบื้องต้น
ระดับที่ 3

 

 

  มีความรู้ระดับที่ 2 และ เข้าใจการวิเคราะห์ Competency Gap เชิงลึก เข้าใจความเชื่อมโยง TNA กับ Performance Improvement รู้จักเทคนิคการสัมภาษณ์และ Focus Group วิเคราะห์สาเหตุของปัญหาว่าเกิดจาก Skill หรือ Process ออกแบบเครื่องมือ TNA ให้เหมาะกับบริบทขององค์กร  เชื่อมโยงผล TNA กับแผนพัฒนารายบุคคล (IDP)
ระดับที่ 4

 

 

 มีความรู้ระดับที่ 3 และ เข้าใจ Strategic TNA และ Workforce Capability เข้าใจการใช้ข้อมูลเชิงสถิติและ Dashboardเข้าใจการเชื่อม TNA กับ Competency Framework เข้าใจ ROI / Effectiveness ของการฝึกอบรม วิเคราะห์ TNA เชิงกลยุทธ์ระดับองค์กรคาดการณ์ทักษะในอนาคต (Future Skill)แนะนำแนวทางพัฒนาที่ไม่ใช่การฝึกอบรม (Non-Training Solution) เป็นที่ปรึกษาให้ผู้บริหารและหัวหน้างาน
ระดับที่ 5

 

 

 มีความรู้ระดับที่ 4 และ มีเชี่ยวชาญการออกแบบระบบ TNA ทั้งองค์กรเข้าใจ Talent Management / Succession Planning เข้าใจแนวโน้ม Learning Analytics และ AI in L&D เข้าใจมาตรฐานการพัฒนาบุคลากรระดับสากล พัฒนาระบบ TNA ที่เชื่อมกับกลยุทธ์องค์กรโดยตรงสร้างมาตรฐานและแนวปฏิบัติ TNA ขององค์กร ถ่ายทอดองค์ความรู้และพัฒนาทีม HRD

 

ขั้นที่ 6 : ตรวจสอบและยืนยัน (Validation)

เพื่อให้ใช้งานได้จริง ไม่ใช่แค่สวยบนกระดาษ

ผู้ที่ควรมีส่วนร่วม

  • ผู้บริหารสายงาน
  • HR
  • ผู้เชี่ยวชาญเฉพาะด้าน

📌 เช็กว่า

  • ใช้งานจริงได้ไหม
  • ประเมินได้จริงหรือไม่
  • สอดคล้องกับ KPI หรือไม่

ขั้นที่ 7 : เชื่อมโยงการใช้งาน (Implementation)

Functional Competency ควรนำไปใช้กับ

  • 📌 การสรรหา (Competency-based Interview)
  • 📌 การประเมินผลงาน
  • 📌 Individual Development Plan (IDP)
  • 📌 Career Path / Succession Plan
  • 📌 การฝึกอบรม

ตัวอย่างสรุป (One-page)

ตำแหน่ง : เจ้าหน้าที่ฝึกอบรม

Functional Competency

  1. Training Needs Analysis
  2. Training Program Design
  3. Training Delivery
  4. Training Evaluation

ระดับที่คาดหวัง

  • Junior : Level 2
  • Senior : Level 3–4
  • Supervisor : Level 4–5

 

 

ดร.กฤติน  กุลเพ็ง   ที่ปรึกษาองค์กร

 

  บทความ     
  18 views     Comments