องค์กรที่เปิดดำเนินการมานานๆ ย่อมต้องวางแผนในระยะยาวเพราะว่ายิ่งปล่อยไว้นานๆ ผู้บริหารจะบ่นว่าพนักงานที่ทำงานมากับองค์กรนานๆ ทำไมต้องเดินออกจากองค์กรไปทุกวัน จนประสิทธิภาพในการทำงานไม่มี ปัญหาด้านการผลิตเริ่มมีมากขึ้นเรื่อยๆ พอมาทราบอีกทีก็ปรากฏว่า บริษัทคู่แข่งได้ซื้อตัวไปอยู่ที่องค์กรของเขา ในราคาค่าตัวที่ไม่สูงมาก เมื่อเปรียบเทียบกับ ความรู้ ความสามารถ ที่พนักงานดังกล่าวสะสมมาตั้งแต่เริ่มเข้ามาทำงาน ผู้บริหารองค์กรไม่ควรมองข้ามเรื่องนี้ เพราะว่าการสะสมความรู้ ความสามารถ ไม่สามารถทำในช่วงเวลาอันสั้น จึงต้องวางแผนในการพัฒนาพนักงานอย่างน้อยใช้เวลาสะสม ประมาณ 5 ปี ขึ้นไปเป็นอย่างต่ำ และพนักงานที่อยู่ในองค์กร เมื่อถึงจุดหนึ่งก็ต้องการ การเจริญเติบโตมีหน้าที่การงาน ที่เหมาะสมกับความรู้ ความสามารถ ซึ่งเป็นไปตามทฤษฎีของ มาสโลว์ ยิ่งพนักงานที่เป็นรุ่นใหม่มีแนวคิดเรื่องนี้เป็นอันดับแรก เพราะว่าเขาต้องการทราบว่า เมื่อเขาทำงานอยู่ในองค์กรแล้ว อีก 5 ปี ตัวของเขาจะต้องอยู่ในตำแหน่งใด และอัตราเงินเดือนสามารถปรับไปอยู่สูงสุดได้เท่าไร จากที่ผู้เขียนเคยมีประสบการณ์ ในการสัมภาษณ์พนักงานที่เป็น พนักงานใหม่ ส่วนใหญ่จะถามผู้สัมภาษณ์เป็นข้อแรกว่า เมื่อเขาเข้ามาทำงานแล้ว จะมีโอกาสก้าวหน้า ไปอยู่จุดสูงสุดถึงระดับใด นั่นคือพนักงานใหม่มองถึงอนาคตของตัวเอง เมื่อเปรียบเทียบกับองค์กรอื่นที่เขาได้ไปสัมภาษณ์มา
ผู้บริหารองค์กรจึงต้องวางแผนองค์ ให้เกิดความชัดเจนให้มากขึ้น เพื่อที่จะได้ตอบโจทย์พนักงานได้ถูกต้อง และการวางแผนดังกล่าวจะต้องประกาศให้พนักงานภายในองค์กรได้รับทราบ และยึดถือปฏิบัติให้เกิดเป็นวัฒนธรรมองค์กรด้วยเช่นกัน การเริ่มต้นการทำการวางแผนสืบทอดตำแหน่ง ควรจะต้องเริ่มที่ กระบวนการคือ
1. การกำหนดตำแหน่งงานหลักฝ กลุ่มงานหลัก ในบริษัทจะต้องกำหนดกลุ่มงานหลัก ซึ่งดูจากอะไรบ้าง เช่น
– การตอบสนองต่อ วิสัยทัศน์ พันธกิจ กลยุทธ์ และเป้าหมายขององค์กร
– ตำแหน่งงานที่อยู่ในสายธุรกิจหลัก เช่นทำรายได้ ผลกำไรให้กับองค์กร
– ตำแหน่งงานที่ค่อนข้างหายาก โดยต้องใช้ระยะเวลานานในการสรรหาและคัดเลือกผู้ที่มีคุณสมบัติ
– เหมาะสมมาดำรงตำแหน่ง
– อัตราการลาออก (Turn Over) ของตำแหน่งงานนั้นอยู่ในเกณฑ์ที่ค่อนข้างสูง
– ตำแหน่งงานที่ต้องใช้ระยะเวลาในการฝึกอบรมและพัฒนาเพื่อเสริมสร้างความรู้ ทักษะและความสามารถ
– ในการทำงานให้มีประสิทธิภาพ
2.การกำหนด competency ตำแหน่งงานหลัก
– การจัดทำขอบเขตหน้าที่งานและความสามารถของตำแหน่งงานหลัก
– ใช้เป็นแนวทางในการสรรหาและคัดเลือกบุคคล โดยพิจารณาจากขอบเขต
– หน้าที่งานและคุณสมบัติเฉพาะสำหรับตำแหน่งงานที่ต้องจัดทำ Succession Plan
– ใช้เป็นแนวทางในการกำหนดแผนฝึกอบรมและพัฒนาพนักงานโดยพิจารณาจากความสามารถของตำแหน่งงานนั้น ๆ
– ทำให้ผู้สืบทอดตำแหน่งงานทราบถึงขอบเขตหน้าที่ความรับผิดชอบของงานที่ต้องทำในอนาคต
– ทำให้ผู้สืบทอดตำแหน่งงานทราบถึงจุดแข็ง และข้อบกพร่องของตนเองซึ่งเป็นสิ่งที่ต้องพัฒนาและปรับปรุงเพื่อให้สามารถปฏิบัติงานได้ดีขึ้น
– ทำให้ผู้สืบทอดตำแหน่งงานเตรียมความพร้อมในการฝึกอบรมและพัฒนาความสามารถและศักยภาพของตนเองตามโปรแกรมกที่กำหนดขึ้น
3. กระบวนการวิเคราะห์หาผู้สืบทอดตำแหน่ง (Succession Plan) แล้วขั้นตอนต่อไปก็คือ การวิเคราะห์หาผู้สืบทอดตำแหน่งงาน (Successor) ที่เหมาะสม โดยมีขั้นตอน
ดำเนินการดังต่อไปนี้
1. ระบุตำแหน่งงานที่สามารถแทนที่ตำแหน่งงานหลักที่ต้องการจัดทำ Succession Plan
2. พิจารณาเลือกบุคคลที่ดำรงอยู่ในตำแหน่งงานต่าง ๆ ที่ระบุขึ้น ซึ่งบุคคลเหล่านี้จะเป็นผู้สืบทอดตำแหน่งงาน (Successor) ที่สำคัญ
3. จัดทำตารางการประเมินผู้สืบทอดตำแหน่งงาน โดยระบุรายชื่อและตำแหน่งงานของบุคคลที่เลือกไว้แล้วตามตาราง การประเมินผู้สืบทอด ตำแหน่งงาน
ลำดับ |
ชื่อ-นามสกุล |
ตำแหน่งงาน |
อายุ ตัว |
อายุงาน |
การศึกษา |
ระดับผลการ ปฏิบัติงาน |
ระดับ ศักยภาพ |
ความพร้อม (ปี) |
1 |
คุณ หนึ่ง |
ผู้จัดการฝ่ายขาย |
44 |
11 |
ปริญญาโท |
A |
A |
ทันที |
2 |
คุณ สอง |
ผู้จัดการฝ่ายส่งเสริมการขาย |
42 |
9 |
ปริญญาตรี |
C |
D |
5 ปีขึ้นไป |
3 |
คุณ สาม |
ผู้จัดการฝ่ายการตลาด |
40 |
7 |
ปริญญาโท |
B |
C |
5 ปี |
4 |
คุณ สี่ |
ผู้จัดการฝ่ายวิจัยและพัฒนา |
43 |
8 |
ปริญญาโท |
A |
B |
2 ปี |
5 |
คุณ ห้า |
ผู้จัดการฝ่ายบริการลูกค้า |
45 |
10 |
ปริญญาตรี |
B |
B |
3 ปี |
4.จัดทำแผนพัฒนารายบุคคล (IDPs)
เป็นแผนที่เกิดขึ้นจากการวิเคราะห์และประเมินข้อดี(Strength) และข้อบกพร่อง (Weakness) ของพนักงานในการทำงานปัจจุบันกับ ศักยภาพของพนักงานในการปฏิบัติงานเพื่อความก้าวหน้าในตำแหน่งงานที่สูงขึ้นสำหรับอนาคตข้างหน้า ดังนั้นการจัดทำแผนพัฒนารายบุคคลจึงเป็นการลดช่องว่าง (Gap) ที่เกิดขึ้นระหว่างความสามารถของพนักงานในปัจจุบันกับความสามารถที่คาดหวังให้มีสำหรับตำแหน่งงานที่สูงขึ้น ดังภาพแสดงต่อไปนี้
กระบวนการทั้งหมดเป็นขั้นตอนในการทำแผนสืบทอดตำแหน่ง ภายในองค์กรซึ่งแต่ละขั้นตอนจะต้องใช้ทักษะ ความรู้ ความสามารถเชิงการบริหาร ที่จะต้องสร้างระบบการประเมินผลการปฏิบัติงาน การประเมินศักยภาพ และ การหาตำแหน่งงานหลัก ภายในองค์กร จากโครงสร้างขององค์กร ในแต่ละขั้นตอนจะต้องมีการวางแผนงาน และมีผู้เชี่ยวชาญคอยให้คำปรึกษา ในกรณีที่จะต้องหาผู้สืบทอด เพื่อดำรงตำแหน่งจริงๆ ถ้าองค์กรใดมีการพัฒนา และวางแผนองค์กรไว้ทั้งหมด ก็จะสามารถบอกพนักงานได้อย่างเป็นระบบ ซึ่งเชื่อได้ว่าการทำการวางแผนสืบทอดตำแหน่งนั้น จะต้องใช้เวลา และอาศัยความร่วมมือจากผู้บริหารระดับต้น และระดับกลางเข้ามามีส่วนร่วมในการวางแผนด้วยเช่นกัน จะทำให้เกิดความรู้สึกที่ดีต่อองค์กรและบริษัทมากขึ้น
ดร. กฤติน กุลเพ็ง
“ประสบการณ์ 25 ปี ทางการบริหารทรัพยากรมนุษย์และพัฒนาองค์กร เชี่ยวชาญเรื่องการบริหารทรัพยากรมนุษย์สมัยใหม่บริหารวัฒนธรรมองค์กร และ การ Implement Competency Model ให้กับองค์กรภาครัฐและเอกชน ประสบการณ์ในการทำงานในเครือซิเมนต์ไทยมา 15 ปี เป็นอาจารย์พิเศษ สอนด้าน Human Resource Management มหาวิทยาลัยบูรพา วิทยาเขตบางแสน”