การจัดทำ Functional competency ของแต่ละองค์กร ซึ่งบางครั้งต้องยอมรับว่า เป็นเรื่องที่ผู้บริหารองค์กรต้องทำความเข้าใจ ให้ถูกต้องตั้งแต่เริ่มแรก เพราะว่าหลายๆ บริษัท ที่เคยประสบปัญหาคือ ลงมือทำโดยไม่มีประสบการณ์ ในการทำเรื่องนี้เลย พอจัดทำหลายๆ หน่วยงาน ก็เริ่มมีปัญหาตามมาอีกมากมาย เช่น แต่ละหน่วยงานต่างคนต่างเขียน แต่ละระดับก็มีรายละเอียดไม่เหมือนกัน บางหน่วยงานเขียนแล้วพนักงานไม่สามารถที่จะปฏิบัติงานได้เลยเพราะว่า เขียนมาตรฐานสูง หรือบางหน่วยงานหัวหน้าเขียนรายละเอียดมาตรฐานต่ำ เมื่อทำการประเมินออกมาแล้ว พนักงานผ่านเกณฑ์มาตรฐานหมด จึงทำมาตรฐานแต่ละหน่วยงานจึงไม่เหมือนกัน ทั้งๆ ที่เป็นบริษัทเดียวกัน ผู้เขียนก็อยากจะให้แนวคิดสำหรับ นักบริหารงานบุคคลหรือผู้บริหารองค์กร เพื่อเป็นข้อมูลในการจัดทำ Functional competency ให้เกิดความถูกต้อง และไม่เสียเวลาในการแก้ไขใหม่อีกด้วย จึงต้องให้ปฏิบัติและทำความเข้าใจดังต่อไปนี้
1. เราต้องมาทำความเข้าใจความหมายของ Functional competency ว่าคืออะไรเสียก่อน “คุณลักษณะของพนักงานหรือหน้าที่งานหลักที่ทำให้การปฏิบัติงานในตำแหน่งงานหนึ่งๆได้ เป็นอย่างดี”
2. เมื่อทราบแล้ว ก็ต้องมาทำความเข้าใจว่า เราจะต้องหาข้อมูลเพื่อการจัดทำจากที่ใด ซึ่งส่วนใหญ่ เราจะนำหัวข้อที่จะมาทำ Functional competency จากแบบกำหนดหน้าที่งานของแต่ละตำแหน่งงาน
3. การจัดทำควรนำเฉพาะหน้าที่หลักของตำแหน่งงานนั้น มาเขียนเป็น FC สำหรับงานที่ทำแทนคนอื่น ในบางช่วงเวลาไม่ต้องนำมาเขียน
4. การทำ FC ของแต่ละตำแหน่งงาน ไม่ควรจะเกิน 5 หัวข้อ เพราะถ้ามากเกินไป จะทำให้หัวหน้าไม่มีเวลาประเมินและปิด gap ให้กับลูกน้อง
5. ถ้า FC ของตำแหน่งงานนั้นๆ ไปซ้ำกลับ core competency ขององค์กร ให้ตัดทิ้งไป ไม่ควรนำมาเขียนอีก
6. สำหรับ FC ที่มีลักษณะงานที่เกิดขึ้นในอนาคต ไม่ควรนำมาเขียน ให้เขียนเฉพาะที่เป็นงานปัจจุบัน สำหรับตำแหน่งงานนั้นๆ
7. ลักษณะเฉพาะที่ได้มาจากการรับพนักงานเข้างานตั้งแต่ต้นไม่ต้องเขียน เช่น
มนุษย์สัมพันธ์ดี ซื่อสัตย์ อดทน ขยัน เป็นต้น
เมื่อทราบแนวคิดในการจัดทำ Functional competency อย่างคร่าวๆ แล้ว ก็จะสามารถดำเนินการจัดทำ FC ได้อย่างราบรื่น และไม่หลงทาง แต่สิ่งที่ผู้บริหารจะต้องศึกษาเพิ่มเติมในเรื่อง การเขียนรายละเอียดของแต่ละระดับ การกำหนดความคาดหวัง และข้อมูลรายละเอียดที่จำเป็นที่ทำให้งานสำเร็จ ของตำแหน่งงานนั้นๆ ซึ่งบางครั้งอาจจะต้องอาศัยประสบการณ์ในการทำงาน ประกอบด้วยเช่นกัน
