การวิเคราะห์อัตรากำลังพนักงาน

การบริหารอัตรากำลังสำหรับองค์กร นับว่าเป็นด่านแรกที่ผู้บริหารจะต้องให้ความสำคัญ เพราะว่าเป็นต้นทุนที่บอกได้ว่าบริษัทจะเป็นหนึ่งเหนือคู่แข่งขันได้หรือไม่ การบริหารอัตรากำลังแต่ละองค์กร จึงเป็นส่วนสำคัญที่ผู้บริหารมุ่งเน้นการพัฒนาความรู้ ความสามารถ ให้กับทีมงานที่เป็นระดับหัวหน้างาน/ผู้จัดการ ที่รับผิดชอบงานต่างๆ ภายในบริษัท รวมกระทั่งฝ่ายทรัพยากรบุคคลที่จะต้องเข้าไปมีบทบาทสำคัญในการคำนวณอัตรากำลังในแต่ละงานภายในองค์กร ซึ่งไม่ใช่เพียงแต่หัวหน้างานที่รับผิดชอบเท่านั้น หน่วยงาน HR จะต้องมีความเข้าใจกระบวนการทำงานขององค์กรทั้งหมดด้วย เพื่อที่จะได้ทราบถึงปริมาณงานหรือภาระงานของหน่วยงานอย่างแท้จริง ซึ่งจะมีส่วนช่วยตรวจสอบ ดูแลด้านอัตรากำลังของแต่ละหน่วยงานให้มีประสิทธิภาพยิ่งขึ้นนั่นเอง

ผู้เขียนได้มีตัวอย่าง การวิเคราะห์อัตรากำลังพนักงานขององค์กรแห่งหนึ่งมาเป็นตัวอย่าง เพื่อที่จะเป็นการเรียนรู้ในการบริหารอัตรากำลังได้แม่นยำขึ้น

บริษัทแห่งหนึ่ง มีพนักงานรวมทั้งหมดจำนวน 82 คน มีผังองค์กรแบ่งออกเป็น ฝ่ายการตลาด 56 คน ฝ่ายบุคคลากรจำนวน 6 คน ฝ่ายบัญชีและการเงิน จำนวน 20 คน ในปีหน้าบริษัทต้องการขยายธุรกิจ เพื่อให้ทันต่อความต้องการของลูกค้าที่เพิ่มขึ้น ประธานบริษัท อยากให้แต่ละฝ่าย ทำการวิเคราะห์อัตรากำลังของตนเอง เพื่อทำแผนอัตรากำลังพลในปีหน้า ว่าจะต้องการจำนวนคนเพิ่มอีกประมาณเท่าไร โดยในเบื้องต้น ให้ทำการวิเคราะห์อัตรากำลังที่มีอยู่ในปัจจุบันก่อน

แนวโน้มในปีหน้า
1. พนักงานเกษียณอายุ จำนวน 2 คน ในหน่วยงานบัญชี และหน่วยงานตลาด
2. มีพนักงานโยกย้ายจากตลาดไปเป็นพนักงานการบุคคล 1 คน
3. เลื่อนตำแหน่งจากเจ้าหน้าที่บัญชีการเงิน เป็นเจ้าหน้าที่วิเคราะห์ข้อมูล สังกัดฝ่ายการตลาด จำนวน 1 คน
4. แนวโน้มลาออกไปศึกษาต่อ จำนวน 2 คน สังกัดหน่วยงานการตลาด
5. มีพนักงานฝ่ายบุคคลลาบวช จำนวน 1 คน
6. พนักงานฝ่ายบัญชีและการเงินลาคลอดจำนวน 2 คน

จากโจทย์

– ฝ่ายบุคคลากร
จำนวน 6 คน
+1 คน
เป็น 7 คน

– ฝ่ายบัญชีและการเงิน
จำนวน 20 คน
เกษียณอายุ -1 คน
เลื่อนตำแหน่ง -1 คน
เป็น 18 คน

– ฝ่ายการตลาด
จำนวน 56 คน
เกษียนอายุ -1 คน
โยกย้าย -1 คน
เลื่อนตำแหน่ง +1 คน
ลาออก -2 คน
เป็น 53 คน

พนักงานออกจากบริษัท จำนวน 4 คน คงเหลือ 78 คน

การวิเคราะห์อัตรากำลังของบริษัท หน่วยงาน HR จะต้องมีความรู้ ความเข้าใจเสียก่อนว่า กรณีที่พนักงานจะต้องออกจากองค์กรนั้นมีอะไรบ้าง ตามข้อบังคับของบริษัท ซึ่งหน่วยงาน HR จะต้องทำความเข้าใจกับข้อบังคับขององค์กรให้ดีเสียก่อน มิฉะนั้นการวิเคราะห์องค์กรจะเกิดความผิดพลาดได้ เรามาทำความเข้าใจกับการที่พนักงานจะต้องออกจากองค์กรเสียก่อนว่ามีอะไรบ้าง

1.ลาออก

2.ตาย

3.เกษียณอายุ

4.ปลดออก

5.ไล่ออก

ส่วนใหญ่ข้อบังคับขององค์กร มักจะกำหนดไว้ประมาณนี้ ซึ่งพนักงานจะต้องออกจากองค์กร แต่การลาบวช ลาคลอด และลาศึกษาต่อ พนักงานยังไม่ออกจากองค์กร ฉะนั้น การวิเคราะห์อัตรากำลังพนักงาน จึงเป็นเครื่องมือหนึ่งที่บ่งบอกว่าอัตรากำลัง ณ ปัจจุบันมีอยู่เท่าไร เมื่อหน่วยงาน HR ทราบข้อมูลที่แท้จริงดังกล่าวแล้ว จะทำให้สามารถที่จะทราบสถานะของบริษัทได้ว่าในปีหน้าจะต้องรับพนักงานเพิ่มจำนวนกี่อัตรา จะทำให้บริษัทเกิดความผิดพลาดน้อยลง