หน่วยงาน HR นอกจากที่จะช่วยดูแลรักษาพนักงานภายในองค์กรทั้งหมดแล้ว ยังต้องช่วยหน่วยงานด้าน Line ในการพัฒนาพนักงาน เพื่อเพิ่มศักยภาพ ในการปฏิบัติงาน และยังต้องวางแผนให้พนักงานให้เติบโตในสายอาชีพ ซึ่งการวางแผนในลักษณะนี้เช่นนี้ จะมีส่วนช่วยให้รักษาพนักงานให้อยู่ภายในองค์กรอีกด้วย เพราะว่าพนักงานได้พิจารณาถึงอนาคตของตนเองว่า ถ้าเขาตัดสินใจ อยู่ภายในองค์กรแห่งนี้ เขามีโอกาสเติบโตขึ้นสู่ตำแหน่งได้หรือไม่ ซึ่งถ้าลาออกไปอยู่องค์กรอื่น ก็ต้องนับอายุใหม่ เสริมสร้างความรู้นับหนึ่งไป ฉะนั้นการวางแผนพัฒนาศักยภาพพนักงาน ก็จะช่วยให้มีส่วนทำให้พนักงานได้ตัดสินใจอยู่องค์กรอย่างไร ซึ่งจะขอนำเสนอแนวทาง ดังต่อไปนี้
การดำเนินการ ให้เริ่มจาก สร้างการประเมินผลการปฏิบัติงานอย่างเป็นระบบ สำหรับพนักงานภายในองค์กร เพื่อให้ธำรงรักษา ซึ่งความยุติธรรม ถูกยอมรับจากพนักงานทั้งองค์กร ซึ่งส่วนใหญ่ การประเมินผลการปฏิบัติงาน จะใช้ตัวชี้วัดที่มาจาก การปฏิบัติงานของแต่ละหน่วยงาน มาเป็นส่วนหนึ่งในการวัดผลงาน
โดยจะให้แต่ละสายงานได้จัดทำแผน action plan มานำเสนอพร้อมตัวชี้วัดให้เกิดความชัดเจนตั้งแต่ปลายปี เพื่อที่จะนำมาใช้ในต้นปี โดยผู้บริหารระดับสูง ต้องตัดสินใจด้วยว่า แผนงานของแต่ละหน่วยงานที่ ทุกหน่วยงานนำเสนอมานั้น มีตัวชี้วัดที่สามารถนำมาใช้ได้อย่างเป็นระบบหรือไม่ และยอมรับได้ ซึ่งการวัดผลการปฏิบัติงานยังต้องไปสอดคล้องกับ พันธกิจขององค์กรอีกด้วย
การวัดผลที่ให้ไปสอดคล้องกับวิสัยทัศน์ พันธกิจ นั้นจะทำให้ ตัวชี้วัดที่ได้รับ จะไปตอบโจทย์องค์กรได้ตรงประเด็นนั่นเอง เมื่อถึงปลายปีสิ่งที่พนักงานจะได้รับผลตอบแทน กรณีที่ทำให้ตัวชี้วัดนั้นได้ตามเป้าหมาย ก็คือ การได้รับพพิจารณาการขึ้นค่าจ้าง และจ่ายโบนัสประจำปี สูงกว่าพนักงานที่ทำงานไม่เป็นไปตามมาตรฐานหรือตัวชี้วัดต่ำกว่าเกณฑ์ ก็จะถูกพิจารณาปรับค่าจ้างและโบนัสตามผลงานที่ได้รับ การตั้งเกณฑ์ในลักษณะเช่นนี้ ก็จะทำให้เกิดความเป็นธรรมในการปฏิบัติงาน ดีกว่าประเมินผลการปฏิบัติงานแบบเดิมๆ ที่ประเมินมาจากความรู้สึกของหัวหน้า/ผู้จัดการที่รับผิดชอบหน่วยงาน
เมื่อได้ข้อมูลผลงานแต่ละคนแล้ว หน่วยงาน HR จะทำหน้าที่ บันทึกข้อมูลไว้ในระบบของแต่ละคน เพื่อเก็บข้อมูลนำไว้ใช้ในการเลื่อนขั้น เลื่อนตำแหน่ง ในอนาคตได้ ซึ่งจะเห็นได้ว่า ผลการประเมินผลงานของพนักงานนั้น ส่วนหนึ่งที่นำมาใช้ในการ พิจารณาขึ้นค่าจ้างและจ่ายโบนัสแล้ว ยังนำมาใช้ในการพิจารณาปรับเลื่อนตำแหน่งได้อีกด้วย ซึ่งจะขอกล่าวในหน้าถัดไป
เมื่อขั้นตอนการประเมินผลงานเสร็จสิ้นแล้ว สิ่งที่หน่วยงาน HR จะต้องดำเนินการประเมินต่อก็คือ การประเมินศักยภาพของพนักงาน ซึ่งส่วนใหญ่ จะใช้เครื่องมือ competency มาเป็นส่วนช่วยประเมิน เพื่อที่จะช่วยตรวจสอบพนักงานในแต่ละหน่วยงาน ว่ามีทักษะ ความรู้ มากน้อยเพียงใด เพื่อเป็นส่วนประกอบในการพิจารณาว่า องค์กรจะส่งเสริมให้เข้ารับการพัฒนา/อบรมในหัวข้อใดเป็นกรณีพิเศษ ซึ่งการประเมินศัยกภาพนี้ จะนำมาใช้เพื่อการพัฒนาเท่านั้น
เครื่องมือ competency ที่นำมาใช้ประกอบไปด้วย core competency functional competency และ Leadership/Managerial competency มาทำการประเมินศักยภาพของพนักงานแต่ละหน่วยงาน โดยจะต้องทำอย่างเป็นระบบและจัดทำทุกหน่วยงาน เพื่อใช้มาเป็นเครื่องมือหนึ่งในการทวนสอบพนักงานได้ระดับหนึ่ง ว่าสิ่งที่หัวหน้า/ผู้จัดการ ประเมินผลงานมานั้น เกิดจากการมีส่วนได้เสียหรือให้คะแนนพิเศษแก่ลูกน้องคนใดบ้าง ซึ่งผู้บริหารจะนำเครื่องมีนี้มาใช้วิเคราะห์หาความเป็นไปได้ในระดับหนึ่งอีกด้วย
เมื่อดำเนินการประเมินศักยภาพพนักงานทั้งองค์กรแล้ว หน่วยงาน HR จะมีบทบาทในการช่วยเหลือ หน่วยงานด้าน Line ที่จะนำข้อมูลทั้งสองส่วนคือ การประเมินผลงาน และการเมินศักยภาพ มาทำการวิเคราะห์ของแต่ละหน่วยงาน เพื่อหาความสอดคล้อง และเพื่อดูว่า หน่วยงานดังกล่าวนั้น มีพนักงานพนักงานประเภทใดบ้าง
จากข้อมูลแผนภูมิภาพข้างต้น จะเห็นได้ว่า จำนวนพนักงานทั้งหมด 41 คน เมื่อนำมาวิเคราะห์โดยใช้ การประเมินผลงาน และการประเมินศักยภาพ แล้วมีพนักงานที่ เข้าข่ายที่เป็น Star/Talent อยู่ 5 คน มีพนักงานที่อยู่ Problem child อยู่ 2 คน พนักงานที่เป็น Work horse อยู่ 3 คน และพนักงานที่เป็น Dead wood อยู่ 1 คน
เมื่อหน่วยงาน HR ทำการวิเคราะห์ออกมาได้ลักษณะเช่นนี้ สิ่งที่หน่วยงานจะต้องนำข้อมูลที่ออกมานี้มาพิจารณาดูว่า พนักงานที่เป็น Star นั้นใช่ของจริงหรือไม่ หรือเกิดจากมีข้อมูลผิดพลาด หรือในทางกลับกัน พนักงานที่เป็น Dead wood ก็เช่นกัน ก็ต้องนำมาพิจารณาอย่างละเอียดอีกครั้ง เพื่อตรวจสอบคะแนน ถึงจะนำข้อมูลนี้ไปใช้ในการบริหารบุคคลต่อไป
จากข้อมูล เมื่อหน่วยงาน HR ทำการวิเคราะห์ และสายงานเป็นผู้ตรวจสอบ ถ้าข้อมูลถูกต้องแล้ว สิ่งที่ต้องดำเนินการต่อไปก็คือ การบริหารจัดการคนทั้ง 4 ประเภทในหน่วยงานดังกล่าว จะต้องมีวิธีการอย่างไรบ้าง ซึ่งหน่วยงานมีหน้าที่ ที่จะต้องดูแลพนักงานที่เป็น Star ก่อนว่าจะมีวิธีการอย่างไรบ้าง ที่จะทำให้พนักงานทั้ง 5 คนนี้ อยู่กับองค์กรได้นาน และมีการส่งเสริมอย่างไรให้พนักงานมีการเจริญเติบโตในสายงานได้ การพิจารณาการขึ้นตำแหน่งควรจะรวดเร็วกว่าพนักงานคนอื่น การพัฒนาพนักงานในหลักสูตรเฉพาะที่เป็นระดับการบริหาร ก็ควรจะพิจารณาส่งเสริมให้พนักงานกลุ่มนี้ได้มีส่วนได้พัฒนาศักยภาพด้วยเช่นกัน
สำหรับพนักงานที่เป็น Dead wood องค์กรจะต้องมีนโยบายที่มีความชัดเจนอย่างเป็นระบบ เพราะว่าการบริหารพนักงานกลุ่มนี้ ถ้าปล่อยให้แต่ละหน่วยงานเป็นผู้บริหาร ก็จะเกิดปัญหาการช่วยกันในแต่ละสายงาน ซึ่งก็จะทำให้เกิดปัญหาในเชิงระบบได้ เพราะว่าจากประสบการณ์ของผู้เขียนที่เคยปฏิบัติงานด้านนี้ จะมีข้อมูลเชิงลึกได้ว่า ถ้าองค์กรใดก็ตามที่ไม่มีการบริหารจัดการพนักงานที่เป็น Dead wood เลย และยังปล่อยให้มีการพิจารณาขึ้นค่าจ้างและจ่ายโบนัสอีก ก็จะทำให้พนักงานที่เป็น Star ไม่อยากอยู่ร่วมภายในองค์กรนี้ได้เช่นกัน ฉะนั้น การพิจารณาการบริหารจัดการคน ต้องมีความละเอียดรอบคอบ มีนโยบายด้านการบริหารคนไว้อย่างชัดเจน เพื่อเป็นแนวทางให้หน่วยงานได้ปฏิบัติอย่างเป็นระบบ เพื่อเป็นการส่งเสริมให้พนักงานได้มีแบบอย่างที่ดี และสามารถนำไปปฏิบัติให้เกิดประสิทธิภาพได้
สำหรับพนักงานที่เป็น Problem child และ Work horse หน่วยงานต้องมีวิธีการจัดการพนักงานทั้งสองกลุ่ม เพื่อให้พนักงานมีเข็มมุ่งไปสู่พนักงานที่เป็น Star ให้ได้ ถ้ากรณีที่พนักงานไม่ปฏิบัติหรือละเลย อาจจะต้องมีมาตรการการลงโทษและการโยกย้ายไปยังตำแหน่งที่เหมาะสมอีกด้วย สิ่งที่ได้กล่าวมาทั้งหมดนั้น เป็นกระบวนการวิเคราะห์พนักงานของแต่ละหน่วยงาน ที่ทางหน่วยงาน HR จำเป็นจะต้องมีบทบาทสำคัญในการช่วยเหลือหน่วยงานด้าน Line เพื่อให้เห็นข้อมูลพนักงานของแต่ละคนในสังกัด เพื่อที่จะได้นำข้อมูลดังกล่าวไปดำเนินการปรับปรุงและส่งเสริมพนักงานที่กระทำความดี ให้มีการเจริญเติบโตในหน้าที่การงาน โดยมุ่งไปที่พนักงานที่เป็น Star/Talent ซึ่งสายงานจำเป็นที่จะต้องเป็นผู้คัดสรรพนักงานในหน่วยงานของตนเอง ให้เป็นผู้สืบทอดตำแหน่งในหน่วยงานต่อไป
